После того как вы успешно авторизовались в системе Accounting of materials and services (Учет материалов и услуг), перед вами откроется главный рабочий модуль. Обратите внимание на нижнюю часть интерфейса: здесь расположен универсальный фильтр, который позволяет мгновенно отбирать нужные данные из любых списков и отчетов. Рядом с ним находится виджет календаря с ближайшим событием, а также информационная лента, где вы всегда можете узнать свежие новости нашего сайта и получить уведомления о выходе новых обновлений для программы.

Наше решение позволяет полностью автоматизировать работу любого предприятия, независимо от сферы деятельности. И это действительно выгодно! Неважно, чем именно занимается ваша компания - будь то ремонт квартир или услуги автомойки и автосервиса - Accounting of materials and services станет для вас максимально эффективным инструментом, избавляющим от лишних затрат.

В верхнем меню программы вы найдете следующие важные разделы:

• Сменить пользователя – этот пункт позволяет выйти из текущего рабочего пространства и вернуться к выбору профиля.
• Обновление программы – нажмите эту кнопку, чтобы автоматически загрузить последнюю версию с нашего удаленного сервера.
• О программе – здесь содержится общая информация о текущей сборке приложения.

Основная навигационная панель разделена на пять ключевых блоков: Работа, Отчеты, Свойства, Справочники и Календарь.

Справочники.

Раздел «Справочники» хранит всю базовую информацию для работы системы. Всего здесь предусмотрено 8 основных справочников:

Организации – в этом списке содержатся данные о компаниях, за которыми ведется учет. В стандартной поставке уже есть одна запись организации. Чтобы сохранить все текущие настройки и привязки, просто отредактируйте эту запись, заполнив поля информацией о вашем учреждении.

Поставщики – здесь хранятся контакты ваших поставщиков продукции. Вы можете легко редактировать или добавлять новые записи под свои нужды.

Заказчики – справочник клиентов вашей организации с их контактными данными. Аналогично, вы можете адаптировать список под свою базу клиентов.

Подразделения – в этом разделе указываются все структурные единицы вашей компании. Список можно свободно редактировать.

Вид услуг – здесь прописаны основные направления деятельности вашего бизнеса.

Единицы измерений – справочник всех метрик, используемых в расчетах. Если нужной единицы нет - добавьте её! Важно помнить, что для каждой единицы измерения можно индивидуально настроить правила округления и даже выбрать специфическую формулу расчета.

Материалы – это база всех ресурсов, которые вы расходуете при оказании услуг. Чтобы автоматизация заработала корректно, обязательно внесите сюда все используемые материалы.

Работы – справочник выполняемых работ и услуг. Здесь вы указываете наименование услуги и ее стоимость.

Свойства.

Свойства материалов – прежде чем материал станет доступен для учета, необходимо правильно настроить его параметры. Обратите внимание на удобную функцию: возле полей выбора из списка есть кнопка (+), которая позволяет быстро добавить недостающую запись прямо в справочник. В этом разделе вы связываете конкретный материал с единицей измерения, которой будет вестись учет. Найти нужный объект легко через строку поиска по наименованию в главном окне.

Шаблоны услуг – здесь размещаются макеты услуг, которые применяются при оформлении заказов. Вы можете создавать новые шаблоны или дорабатывать существующие. Давайте разберем принцип их построения:

Мы позаботились о вашем комфорте: реализована возможность копирования шаблонов. Вы можете переносить их как по одному, так и массово на другое подразделение (используйте кнопку "Копировать").

Готовые заказы – в этом разделе собраны предзаполненные наборы услуг. В верхней панели расположены кнопки для управления списком. При создании нового набора (кнопка “Добавить”) вам нужно заполнить организационные поля и придумать уникальное имя для идентификации набора. Далее можно добавлять конкретные услуги: выберите вид услуги, подберите подходящие шаблоны из списка и укажите количество. Для быстрого поиска используйте строку поиска. Если порядок услуг важен (например, технологический процесс), вы можете менять их расположение с помощью кнопок “Строка вверх” и “Строка вниз”.

Для гибкости работы предусмотрена функция копирования готовых заказов на другие подразделения (кнопка “Копировать”). Однако есть важный нюанс: перед переносом заказа убедитесь, что соответствующие шаблоны уже скопированы в разделе “Шаблоны услуг” для этого же подразделения. Если программа не найдет шаблон при копировании заказа, он будет проигнорирован.

В карточке готового заказа (как при редактировании, так и при создании) доступна кнопка “Печать”. Она открывает выходную форму: Технологическая карта.

Работа.

Контракты – здесь ведется учет договоров на поставку продукции. Вы можете создавать новые контракты или изменять старые. Но помните: если по данному контракту уже были оформлены поставки материалов, изменить его параметры будет невозможно.

Поставки – весь приходный поток материалов фиксируется здесь. Существует два типа приходов:

• Обычный приход по накладной – заполняется стандартным образом, как и контракт.
• Приход продукции по контракту – активировав соответствующую галочку, вы получите возможность выбрать конкретный контракт из списка, после чего сможете привязать материалы к нему.

После оформления прихода по контракту вы можете отследить степень его выполнения. Для этого воспользуйтесь выходной формой “Анализ выполнения контракта”, расположенной в разделе "Контракты".

Инвентаризация – инструмент для корректировки фактических остатков на складе. Обратите внимание: дату внутри карточки инвентаризации изменить нельзя. Если вам нужно провести ревизию в конкретный день, сначала установите нужную дату в общем фильтре программы (поле “Текущая дата”). Поскольку процедура привязана к организации, не забудьте указать ее при создании записи. Программа автоматически подтянет текущие остатки по материалам. Ваша задача - вписать фактические цифры в поле “Количество” и сохранить изменения. Важно: так как инвентаризация сбрасывает баланс, детальная история движений (приход/расход) в оборотных ведомостях будет видна только с даты последней такой процедуры.

Заказы – это сердце программы, где происходит основной учет заказов вашего предприятия. Начните с создания новой записи и заполнения данных в верхней панели.

Когда организационные части заполнены, приступайте к добавлению услуг. Используйте кнопки управления списком. Чтобы добавить позицию, нажмите “Добавить”, выберите вид услуги, подберите шаблоны из списка и укажите количество. Строка поиска поможет быстро найти нужное. Порядок позиций можно менять с помощью стрелок вверх/вниз.

Если нужно скорректировать закладку материала в конкретном шаблоне внутри заказа - выделите его и нажмите “Изменить”. В открывшемся окне внесите правки.

Когда заказ полностью сформирован и вас все устраивает, можно переходить к оформлению документации. В главном окне программы доступны следующие выходные формы (кнопка “Печать”):

• Состав заказов.
• Накладная на выдачу материалов.
• Накладная на выдачу материалов по заказу.

Отчеты.

В программе доступен огромный массив аналитических отчетов. Вы можете гибко фильтровать данные через основной фильтр. Отчеты сгруппированы в 5 основных категорий:

• Приход материалов. Включает в себя отчеты:
• o Ведомость прихода материалов по накладным.
• o Накладная прихода материала по дням.
• o Накладная прихода материалов за период.
• o Накопительная ведомость.
• Расход материалов. Включает в себя отчеты:
• o Накладная расхода материала по дням.
• o Накладная расхода материалов за период.
• o Накладная расхода материалов за период с суммами.
• o Накопительная ведомость.
• Оборотные ведомости. Включает в себя отчеты:
• o Оборотная ведомость.
• o Сальдовая ведомость.
• o Журнал учета материалов.
• Выполненных работ . Включает в себя отчеты:
• o Выполненных работ по дням.
• Объем оказанных услуг. Включает в себя отчеты:
• o Объем оказанных услуг по клиентам за период.
• o Объем оказанных услуг по клиентам в разрезе макетов.
• o Объем оказанных услуг по подразделениям за период.

В каждой группе найдется отчет на любой случай. Кроме того, есть наглядный графический отчет - диаграмма, которая показывает объем услуг в разрезе макетов, организаций, клиентов и подразделений. Это отличный способ визуализировать статистику!

Календарь.

Раздел «Календарь» поможет не пропустить важные события. Чтобы создать запись, просто выделите нужный временной слот и опишите задачу. Для удаления записи достаточно выделить ее мышью и нажать "Delete" на клавиатуре. Хотите настроить напоминание? Откройте запись для редактирования (двойной клик). Вы можете изменить пользователя, которому предназначено уведомление. Также доступна функция отправки напоминания на email: поставьте галочку “отправлять на почту” и укажите, за сколько времени до события нужно прислать письмо на адрес, привязанный к пользователю.