С момента, когда продукты питания попадают на склад, заведующий (кладовщик) берет на себя полную материальную ответственность за их приемку, хранение и последующий отпуск. Это серьезная зона контроля, где каждая мелочь важна! Продукты должны находиться в специально оборудованных складских помещениях или овощехранилищах, которые гарантируют не только идеальную сохранность товаров, но и строгое соблюдение всех санитарных норм. Чтобы работа шла слаженно, помещение обязательно оснащается необходимыми весовыми приборами, мерной тарой и холодильными установками.

Процесс приемки - это не просто формальность, а тщательная проверка фактического соответствия ассортимента, количества и качества продуктов тем данным, которые указаны в сопроводительных документах (накладной, акте и др.). Если вдруг обнаруживаются какие-либо расхождения, приемка сразу приостанавливается! Дальнейшие действия возможны только в присутствии комиссии, назначенной руководителем учреждения. По выявленным несоответствиям составляется Акт о приемке материалов (ф. 0315004) в двух экземплярах: один экземпляр служит для принятия на учет продуктов питания, а второй - для направления претензионного письма поставщику (п. 12 Приказа N 530).

Факт получения продуктов фиксируется распиской материально-ответственного лица непосредственно в документах поставщика (товарной накладной). В случае централизованной доставки процедура еще более ответственна: их приемку подтверждает не только расписка материально-ответственного лица в сопроводительном документе поставщика, но и штамп (печать) учреждения здравоохранения.

Товарная накладная с подписью материально-ответственного лица (кладовщика) служит официальным основанием для принятия к учету поступивших в учреждение продуктов питания. Документ передается от материально-ответственного лица в бухгалтерию учреждения здравоохранения, после того как материально-ответственное лицо отразит все поступившие согласно товарной накладной продукты питания в Книге учета материальных ценностей (ф. 0504042). Здесь ведется детальный учет продуктов на складе: фиксируются их поступление, расход и вывод остатков по наименованиям и сортам в количественном выражении. Для порядка и удобства на каждое наименование продукта питания открывается отдельная страница Книги.