При поступлении продовольствия на склад полную материальную ответственность за его прием, хранение и отпуск несёт заведующий складом (кладовщик). Хранить продукты необходимо в специально оборудованных и приспособленных продуктовых складах, овощехранилищах, которые обеспечивают все условия сохранности, соблюдают санитарные нормы и правила. Склады должны быть оснащены необходимыми весовыми приборами, мерной тарой и холодильными установками.

Во время приемки производится проверка фактического соответствия ассортимента, количества и качества продуктов тем, что указано в сопроводительном документе (накладная, акт и др.). Если при проверке обнаружены расхождения, то приёмка приостанавливается и продолжается уже с присутствием комиссии, назначенной руководителем учреждения. По выявленным несоответствиям составляется Акт о приемке материалов (ф. 0315004) в двух экземплярах: один - для принятия на учёт продуктов питания, второй - для направления претензионного письма поставщику (п. 12 Приказа N 530).

Получение продовольствия оформляется распиской материально-ответственного лица в документах поставщика (товарной накладной). При централизованной доставке продуктов питания их приёмку подтверждает не только расписка, но и штамп (печать) учреждения здравоохранения.

Товарная накладная с подписью материально-ответственного лица (кладовщика) является основанием для принятия к учёту поступивших в учреждение продуктов питания. Накладка передаётся бухгалтерии после того, как материал отвечающий за запись отразит все поступления согласно товарной накладной в Книге учета материальных ценностей (ф. 0504042). В этой книге ведется учёт продовольствия на складе: отражение поступлений, расходов и остатка по наименованиям и сортам в количественном выражении. Для каждого продукта открывается отдельная страница.