Чтобы продукты питания всегда оставались в идеальном состоянии, а потери были минимальными, на складах и в пищеблоках регулярно проводят ревизии. Этот процесс строго регламентирован Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств * (далее - Методические указания). Руководитель организации утверждает график таких проверок, где четко прописаны объекты и даты. Однако есть ряд ситуаций, когда инвентаризация становится обязательной и проводится внепланово:

* Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49.

• при смене материально-ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения;
• перед составлением годового отчета;
• в случае стихийных бедствий;
• при изменении в установленном порядке розничных цен на продукты питания.

По приказу руководства формируется специальная комиссия. В ее состав могут войти как сам руководитель или его заместитель (в качестве председателя), так и другие специалисты, включая представителей администрации и бухгалтерии. Здесь важно помнить: если хотя бы один член комиссии отсутствует во время проверки, результаты инвентаризации считаются недействительными (пп. 2.3. п. 2 Методических указаний).

Перед началом подсчетов комиссия тщательно пломбирует все подсобные помещения и выходы, а также проверяет исправность весов и измерительных приборов, обращая внимание на сроки их клеймения. Весы тестируют на точность и чувствительность.

Ответственные лица предоставляют отчеты о движении товаров. Председатель комиссии визирует все документы с пометкой «До инвентаризации на... (дата)», что позволяет бухгалтерии зафиксировать остатки по учетным данным. После этого комиссия пересчитывает, взвешивает и описывает фактическое наличие имущества.

В процессе проверки часто обнаруживаются расхождения между реальными остатками и данными бухгалтерского учета - это могут быть как излишки, так и недостачи.

Такие отклонения отражаются в учете по следующим правилам:

• излишки приходуются по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации (п. 58 Инструкции N 70н);
• недостача или порча в пределах норм естественной убыли относятся на расходы по операциям с активами (п. 60 Инструкции N 70н), а превышение этих норм покрывается за счет виновных лиц или учитывается как доходы от реализации активов (п. 163 Инструкции N 70н).

Особого внимания заслуживает порядок учета недостач в пределах естественной убыли.

Естественная убыль продуктов питания - это нормальное уменьшение массы товара при сохранении его качества, вызванное биологическими или физико-химическими изменениями. Эти нормы определяют допустимые безвозвратные потери за период хранения путем сравнения фактической массы с принятой на склад.

При транспортировке убыль также считается нормой, если она определена сопоставлением массы из сопроводительных документов отправителя с фактическим весом при приемке получателем.

Убыль в пределах норм определяется только после зачета недостач излишками по пересортице. Если после такого зачета выявлена недостача, нормы применяются исключительно к тому продукту, где обнаружен дефицит. При отсутствии установленных норм любая убыль считается сверхнормативной недостачей.

Важно учесть, что в бюджетных учреждениях взаимный зачет излишков и недостач по пересортице возможен только для ценностей, купленных за счет одного источника финансирования.

Хотя Приказом Минэкономразвития и торговли от 31.03.2003 N 95 были утверждены рекомендации по разработке новых норм, до сих пор они не созданы. Поэтому целесообразно руководствоваться ст. 7 Федерального закона от 06.06.2005 N 58-ФЗ, которая позволяет применять ранее утвержденные федеральными органами исполнительной власти нормы естественной убыли.

Рассмотрим, как в бухгалтерском учете отражаются операции по списанию сумм естественной убыли продуктов питания.

Пример 4. Учреждением здравоохранения в ходе проведения инвентаризации склада выявлена недостача при хранении мяса в количестве 0,5 кг. Согласно произведенному расчету с применением норм естественной убыли по указанному продукту данная недостача была перекрыта.

В бухгалтерском учете списание естественной убыли производится на сумму выявленной недостачи следующим образом.