Для сохранения качества и безопасности продуктов питания на складах и в пищеблоках регулярно проводятся ревизии. Порядок проведения инвентаризации строго регламентирован Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств * (далее – «Методические указания»). График инвентаризаций утверждается руководителем организации и включает перечень объектов, подлежащих проверке, а также дату их проведения. Исключение составляют обязательные ревизии, которые проводятся:

* Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49.

• при смене материально-ответственных лиц;
• после выявления фактов хищения;
• перед составлением годового отчёта;
• в случае стихийных бедствий;
• при изменении розничных цен на продукты питания в установленном порядке.

Согласно приказу руководителя организации для проведения инвентаризации назначается комиссия. Председателем комиссии может быть как руководитель учреждения, так и его заместитель. Членами комиссии могут стать представители администрации, сотрудники бухгалтерии и другие специалисты.

Важно помнить: отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации является основанием для признания её результатов недействительными (пункт 2.3, параграф 2 Методических указаний).

Рабочая комиссия перед проверкой фактического наличия продуктов пломбирует подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей с отдельными входами и выходами, проверяет исправность всех весов и измерительных приборов, а также соблюдение установленных сроков клеймения. Весы оцениваются по устойчивости, чувствительности и точности взвешивания.

Материально-ответственные лица представляют отчёты о движении продуктов питания. Председатель комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к этим отчётам, с указанием «До инвентаризации на… (дата)», что служит бухгалтерии основанием для определения остатков по началу проверки. Рабочие пересчитывают, взвешивают, обмеряют и описывают фактическое имущество.

Во время ревизии комиссия может обнаружить несоответствие между фактическим наличием продуктов и данными бухгалтерского учёта – т.е. излишки или недостачу.

Выявленные при инвентаризации расхождения отражаются в учётных записях следующим образом:

• излишки начисляются по рыночной стоимости на дату проведения ревизии (п. 58 Инструкции N 70н);
• недостача или порча в пределах норм естественной убыли учитывается как расходы по операциям с активами (п. 60 Инструкции N 70н), а превышение за счёт виновных лиц – как доходы от реализации активов (п. 163 Инструкции N 70н).

Обратите внимание на порядок учёта недостач в пределах норм естественной убыли.

Естественная убыль продуктов питания – это потеря (уменьшение массы) при сохранении качества в рамках требований нормативных актов, вызванная естественными биологическими и/или физико-химическими изменениями.

Нормы естественной убыли для хранения определяются как допустимый объём безвозвратных потерь, который рассчитывается за период хранения по сравнению с массой при принятии на хранение.

Для транспортировки нормы естественной убыли также считаются допустимыми потерями и вычисляются путем сравнения массы, указанной отправителем в сопроводительном документе, с фактически принятым получателем.

Убыль продуктов в пределах установленных норм определяется после зачёта недостач излишками по пересортице. Если после этого остаётся недостача, нормы естественной убыли применяются только к продукту, где обнаружена разница; при отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.

В бюджетных учреждениях взаимный зачет излишков и недостач, возникших в результате пересортицы, возможен лишь по ценностям, полученным из одного источника финансирования.

Хотя Приказ Минэкономразвития от 31.03.2003 N 95 утверждал методические рекомендации по нормам естественной убыли, новые нормы пока не разработаны. Поэтому, согласно ст. 7 Федерального закона от 06.06.2005 N 58-ФЗ, до их утверждения применяются ранее установленные нормы, одобренные соответствующими федеральными органами.

Рассмотрим учёт операций по списанию сумм естественной убыли продуктов питания в бухгалтерии.

Пример 4: Учреждение здравоохранения, проводя инвентаризацию склада, обнаружило недостачу мяса на 0,5 кг. С учётом нормы естественной убыли этот дефицит был покрыт.

В бухгалтерском учёте списание естественной убыли производится суммой выявленной недостачи следующим образом: